Интервју со Дејан Кочовски од Контего: Дигитализацијата е сурова и не чека, таа го држи чекорот со новата технологија и ќе ги прегази сите кои не ја применуваат

Контего е приватна компанија која претставува центар за чување и менаџирање на документи во хартиена и дигитална форма која има сертифицирани пет ИСО Сертификати и е регистриран давател на Квалификувани Доверливи Услуги со Решение од Минитерството за информатичко општество и администрација.  Контего ги исполнува сите законски обврски за архивско документарно работење.

На темите поврзани со предизвиците на модерното време, дигитализирањето, чувањето на податоци и обврските кои ги наложува законската регулатива во денешното интервју разговараме со Дејан Кочовски, генерален менаџер во компанијата

Кочовски во интервјуто вели дека дигитализацијата е прогресивен процес, кој напредува секој нареден ден, за кој единка сама е невозможно да даде решенија во сите процеси. Додава дека таа е сурова и не чека. Дигитализација го држи чекорот со напредната технологија и ќе ги прегази и исфрли сите кои од било кои причини не ја применуваат. 

Што претставува Контего и кои услуги ги нуди компанијата на пазарот?

Контего е компанија која ја повикуваате на baranja@kontego.mk да Ви испорача специјализирани оптимални решенија за менаџирање на документи кои Ви задаваат главоболки и безизлезни ситуации во бизнисот.

Повеќе од 10 години решенијата за безизлезните ситуации на нашите клиенти не изградија во модерен центар за чување и менаџирање на документи во хартиена и дигитална форма која има сертифицирани пет ИСО Сертификати и е регистриран давател на Квалификувани Доверливи Услуги со Решение од МИОА, а ги исполнува сите законски обврски за архивско документарно работење.

Во досегашното работење Контего нема ниту еден инцидент во кој е оштетена или уништена документација на клиенти.

Како кадровски е екипирана компанијата и со што располага таа?

Ние во Контего немаме вработени, ние имаме 25 семејства кои во Контего ги одржуваат нивните членови и сите добри и лоши моменти ги споделуваме, заедно ги решаваме и прославуваме, се едуцираме, соработуваме и растеме. Вработените го прават Контего модерен дата центар кој во 2020год има инвестиција вредна 1,5М евра кои се инвестирани во нов 2000м2 магацински простор и 500м2 модерен канцелариски простор во објект со архитектонски план решение за архивски центар, а не адаптација на посточки магацини за вршење на дејноста. Архитектонското решение го прави Контего да биде единствениот архивски центар во државата кој е 1,5 метри изграден во висина над тлото како предвидена заштита од полави и поседува решение од надлежната општина дека не се наоѓа во сливно подрачје подложно за катастрофи предизвикани од поплава како во 2017година.

Работиме со канадски софтвер за архивско документарно работење кој се употребува на 5 континенти.

Во 2020 склучивме договор за стратешко партнерство со neocom.mk, реномирана домашна компанија која испорачува ДМС Viritual Cloud Centar  по последните светски побарувања neocloud.mk

Во 2021 склучивме договор за соработка со лидерот на дигитализација на балканот mikrografija.si со канцеларии во 6 држави во регионот, кои во моментов го дигитализираат судството во БиХ.

Во 2020 год склучивме договор за соработка со www.safedoc.rs  компанија која спроведе дигитализација на картотечен материјал на град Белград и е лидер во областа во Србија.

Во 2021 год склучивме договор за соработка со datalab.com.mk со софтверското решение ERP Pаntheon со канцеларии во 9 држави во Европа. Со Дата Лаб промовиравме заеднички производ за ИТ Номад кој на пример живее и работи во Шведска, со месечна претплата на пакет во Контего може да регистрира правно лице, без физичко присуство, со адреса на коресподенција во Контего сите влезни документи да бидат качени на cloud, со ERP software може да управува со работни процеси, да генерира дигитални документи, да ги потпишува и прегледува со доделување на кориснички user, а истите да бидат достапни на лиценцирано сметководствено биро кое ќе изготвува завршни сметки. Не очекуваме наплив за производот, но сепак тој е на ниво на задоволување на светската понуда за менаџирање со документи.

Целта на овие соработки е Контего да понуди сопствено know-how но и искуство од партнери за дигитализација во регионот и ЕУ.

Всушност ние нудиме последни верзии на реномирани софтвери на едно место за менаџирање на документи но и менаџирање на работни процеси кои крајниот клиент ги одбира по специфика на проблемите и цената. Цената е прифатлива и дури и за ДООЕЛ компании со месечен закуп на cloud платформа со страт од 1.900,00 денари, месечно.

Живееме во време на дигитализација, во кој процеси е таа возможна?

Краткиот одговор е дека веќе на пазарот се понудени алатки за дигитализирање на сите процеси во сите дејности на бизнисот па и на целокупното живеење. Негде со напредни а негде со пионерски решенија. Убавината е што тука не постојат граници кој ги дава тие решенија, од каде е, во кој сектор работи, дали е адекватен.  Тука пресудно е дали испорачува конкретно употребно решение за дигитализирање. Секако тие решенија се софистицирани и базирани со многу познавање и искуство во проблематиката на начинот на соработка и ни дава можност без да се фрустрираме да ги понудиме на светско ниво заедно со ИТ секторот.

Тимот на Контего го изработи проектот за масовна дигитализација на институции Go Digital кој е пополнување на празниот простор на пазарот во делот на outsource service на самиот процес.

Во проектот јас се јавувам како иноватор, решението може да проверите, не е copy-paste, и е одговор на прашањата со што, со која опрема, со кои вработени, како и каде ќе дигитализираме?

Што конкретно превдидува овој проект?

Проектот предвидува целина за дигитализација на идни и минати документи на пример на судска институција каде квалификувано обучено и вработено лице од Контего ќе извршува дневни обврски со дедицирани работни часови за дигитализирање по инструкции на пример на судијата, кој документ да го конвертира во дигитален, дали да се уништи во шредер или пак да се складира во архивска кутија? Контего на работното место инсталира квалификувано софтверско решение, носи потребна hardware опрема  и архивски кутии кои пак тимот ќе ги складира на законски пропишано место. Моментот кога институцијата ќе се чувствува дека подготвена да го превземе самостојно процесот, соработката ја продолжува само во делот налогистика и идна подршка. Секако крајниот производ е да целокупната документација биде достапна на cloud со делигирано ниво на авторизиран безбеден пристап.

Законодавецот е во тренд со европската легислатива, па така од 1 Септември 2019 година стапи на сила законот за електронски документи согласно кој законски креираниот и складиран електронски документ има еднаква правна сила како и хартиениот.Сепак не секој скениран документ не е и електронски документ во смисол на законот.

Скенираниот документ за да стане важечки елктронски документ треба да биде во соодветен формат, со соодветни мета податоци, со соодветен рок на складирање со аплицирани електонски потпис или печат и временски жиг. Складирањето на овој документ мора да  задоволи десетина ИСО стандарди пропишани со законот. 

Во мета податоците задолжително се внесуваат податоците за процесот на конверзија на хартиениот во електронски документ како: кој и кога скенирал, кој контролирал итн.

ИТ секторот е клучен, но без know how-то на архивските центри како Контего не може да испорача решенија. Архивските центри се тие што побаруваат софтверски решенија за жешките точки со кој се среќаваат. ИТ секторот испорачува софтверско решение, но повторно Контего е центарот кој ги исполнува условите за давател на квалификувана доверлива услуга за електронско складирање на документи кое МИОА со решение тоа го конфирмира www.mioa.gov.mk

Која е вашата порака до менаџерите на компаниите и одговорните за архивирање и дигитализација на материјалите?

Секојдневните изговори од типот едвај крај со крај терам, архиварот отиде во пензија, со што, кај сега ќе менувам процедури, немам јас време, кој може тоа да внесува, вработените едвај испратниците ги носат па не дигитални ќе ги прават, Контего дава решение со последниот производ  Дигитална Секретарка каде од 3.600 денари месечна претплата со дедицирани работни часови за дигитализација целокупната документација ја правиме достапна од било каде на cloud DMS платформа. Секако бенефитот е што вработениот предвиден за канцелариски обврски веќе може да му дадете друг тип на задачи и да заштедите на ресурси.

Менаџерите во големите системи добро знаат што значи на пример едно правосилно решение за спор да не може да го најдат на увид и колку тоа може да ги чини. Најголемото задоволство е кога за најавена ревизија во една банка на пример се потребни на увид повеќе од 150 документи, а нашиот тим ќе ги испорача за час, два во електонска или физичка форма за вас.

Дигитализацијата е прогресивен процес, кој напредува секој нареден ден, за кој единка сама е невозможно да даде решенија во сите процеси.

Дигитализацијата е сурова, таа не чека, таа го држи чекорот со напредната технологија, таа ќе ги прегази и исфрли сите кои од било кои причини не ја применуваат, но таа штеди ресурси, средства, дава брзи информации, ниво на пристап на процеси, автоматизира работни процеси и дава услуги кои без разлика на висината на инвестиција, брзо се враќа.